Implementasi Arsip Elektronik Terintegrasi (ARTERI) Berbasis Web di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Labuhanbatu Selatan

Dini Syahfitri; Abdul Karim Batubara

doi:10.24239/inkunabula.v4i2.4016

Dini Syahfitri Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara, Jl. Lapangan Golf No. 120, Kp. Tengah, Kec. Pancur Batu, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara, Indonesia
Abdul Karim Batubara Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial, Universitas Islam Negeri Sumatera Utara, Jl. Lapangan Golf No. 120, Kp. Tengah, Kec. Pancur Batu, Kabupaten Deli Serdang, Sumatera Utara, Indonesia

DOI: https://doi.org/10.24239/inkunabula.v4i2.4016

Keywords: ARTERI, Arsip Elektronik, Transformasi Digital, Efisiensi Layanan Publik, Keamanan Arsip Digital

Abstract

This study aims to analyze the implementation of the Integrated Electronic Archiving System (ARTERI) based on the web at the Library and Archives Office of Labuhanbatu Selatan Regency. This research employed a descriptive qualitative approach with data collected through interviews, observations, and documentation. The informants consisted of four individuals, including the head librarian, a librarian, a records manager, and an archivist. The results indicate that the ARTERI system has enhanced staff performance efficiency, accelerated the archiving process, and improved document accessibility for both internal and external users. However, the implementation process faced several challenges, such as limited human resources skilled in information technology, inadequate infrastructure, and concerns related to digital archive security. To address these issues, the Library and Archives Office needs to conduct technical training, gradually improve infrastructure, and implement a security system based on access control and regular data backup. The study concludes that the implementation of ARTERI not only supports the efficiency of public services but also serves as an adaptive and sustainable model for digital transformation in local government bureaucracy. It is recommended that regular system evaluations and capacity-building programs be carried out to ensure the sustainability of ARTERI implementation.

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi Arsip Elektronik Terintegrasi (ARTERI) berbasis web di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Labuhanbatu Selatan. Metode yang digunakan adalah pendekatan kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan dokumentasi. Informan dalam penelitian ini terdiri dari empat orang, yaitu seorang kepala perpustakaan, seorang pustakawan, seorang yang berperan sebagai pengelola arsip dan arsiparis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem Arsip Elektronik Terintegrasi (ARTERI) mampu meningkatkan efektivitas kerja pegawai, mempercepat proses pengarsipan, serta mempermudah akses dokumen bagi pengguna internal dan eksternal. Meskipun demikian, proses implementasi menghadapi kendala seperti keterbatasan sumber daya manusia yang kompeten di bidang teknologi informasi, keterbatasan infrastruktur, serta isu keamanan data arsip digital. Untuk menjawab tantangan tersebut, Dinas Perpustakaan & Kearsipan perlu melakukan pelatihan teknis, peningkatan infrastruktur secara bertahap, serta menerapkan sistem keamanan berbasis kontrol akses dan pencadangan data. Kesimpulan dari penelitian ini menunjukkan bahwa implementasi Arsip Elektronik Terintegrasi (ARTERI), tidak hanya mendukung efisiensi layanan publik, tetapi juga menjadi model transformasi digital yang adaptif dan berkelanjutan di lingkungan birokrasi lokal. Penelitian ini merekomendasikan perlunya evaluasi sistem secara berkala dan penguatan kapasitas sumber daya manusia sebagai strategi keberlanjutan implementasi.

References

Arwana, N. Y., Batubara, A. K., & Fathurrahman, M. (2024). Alih Media Arsip sebagai Upaya Preservasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Labuhanbatu Utara. JPBB : Jurnal Pendidikan, Bahasa Dan Budaya, 3(2), 1–17. https://doi.org/10.55606/jpbb.v3i2.3025

Assyakurrohim, D., Ikhram, D., Sirodj, R. A., & Afgani, M. W. (2022). Metode Studi Kasus dalam Penelitian Kualitatif. Jurnal Pendidikan Sains Dan Komputer, 3(01), 1–9. https://doi.org/https://doi.org/10.47709/jpsk.v3i01.1951

Aulianto, D. R. (2022). Evaluasi Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Pengolah di Sekretariat Utama Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 8(1), 25–36. https://doi.org/10.14710/lenpust.v8i1.44715

Dwiyantoro, D. D., & Sri Junandi, S. J. (2021). Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis Berbasis Microsoft Access pada Lembaga Pendidikan Dasar di Kota Pekanbaru Tahun 2020. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14(1). https://doi.org/10.22146/khazanah.56664

Dwiyantoro, & Junandi, S. (2021). Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis Berbasis Microsoft Access pada Lembaga Pendidikan Dasar di Kota Pekanbaru Tahun 2020. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14(1), 15–38. https://doi.org/10.22146/khazanah.56664

Endarti, S. (2022). Perpustakaan Sebagai Tempat Rekreasi Informasi. ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan Dan Kearsipan, 2(1), 23–28. https://doi.org/10.24821/jap.v2i1.6990

Fathurrohman, Marjono, & Rusmini, M. (2023). Pengaruh Pengelolaan Arsip Dinamis Berbasis Teknologi Informasi Terhadap Kualitas Pelayanan dan Efektivitas Kerja Pegawai. KHAZANAH (Jurnal Pengembangan Kearsipan), 16(1), 23–40. https://doi.org/https://doi.org/10.22146/khazanah.75546

Fauzi, R., Dwanoko, O. S., & Priana, A. J. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Sistem Arsip Digital Dalam Permohonan Kehilangan Dokumen Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil. RAINSTEK: Jurnal Terapan Sains & Teknologi, 2(3), 253–259. https://www.researchgate.net/publication/350377421_RANCANG_BANGUN_SISTEM_INFORMASI_SISTEM_ARSIP_DIGITAL_DALAM_PERMOHONAN_KEHILANGAN_DOKUMEN_DI_DINAS_KEPENDUDUKAN_DAN_PENCATATAN_SIPIL

Ghifari Aminudin Fad’li, Marsofiyati, & Suherdi. (2023). Implementasi Arsip Digital Untuk Penyimpanan Dokumen Digital. Jurnal Manuhara : Pusat Penelitian Ilmu Manajemen Dan Bisnis, 1(4), 01–10. https://doi.org/10.61132/manuhara.v1i4.115

Ghofilah, P. N. N., Sukaesih, Kusnandar, & Romaddyniah, L. (2022). Pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Cianjur. Al-Kuttab : Jurnal Kajian Perpustakaan, Informasi Dan Kearsipan, 4(2), 55–69. https://doi.org/10.24952/ktb.v4i2.5197

Lubis, N., Batubara, A. K., & Ali, M. N. (2024). Manajemen Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Binjai. Journal Innovation In Education, 2(1), 20–36. https://doi.org/10.59841/inoved.v2i1.732

Oktaviani, D., & Pramudyo, G. N. (2020). Literature Review : Preservasi Penyimpanan Arsip Elektronik dalam Keamanan Arsip Mengguakan Teknologi Blockchain Literature Review : Preservasi Penyimpanan Arsip Elektronik dalam Keamanan 25 Arsip Mengguakan Teknologi Blockchain. Sabda: Jurnal Kajian Kebudayaan, 17(2), 25–41. https://doi.org/https://doi.org/10.14710/sabda.17.2.25-41

Ramadhina, W., & Batubara, A. K. (2024). Sistem Pengelolaan Arsip Aktif di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. Jurnal Ilmiah Dinamika Sosial, 8(2), 141–159. https://doi.org/https://doi.org/10.38043/jids.v8i2.5461

Rochmad Fauzi, Yoyok Seby Dwanoko, & Aan Jelli Priana. (2020). Rancang Bangun Sistem Informasi Sistem Arsip Digital Dalam Permohonan Kehilangan Dokumen Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil. RAINSTEK : Jurnal Terapan Sains & Teknologi, 2(3), 253–259. https://doi.org/10.21067/jtst.v2i3.4913

Santoso, B., & Prabowo, T. T. (2021). Implementasi Aplikasi SIKS sebagai Electronic Records Management System (ERMS) di Arsip UGM. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14(1), 74. https://doi.org/10.22146/khazanah.59503

Silalahi, A., Uswatun, Kusrinto, & Ichsan, F. K. (2024). Peran Teknologi dalam Perencanaan SDM Terhadap Profesionalisme Pegawai. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis, 4(1), 102–113. https://doi.org/10.56145/ekonomibisnis.v4i1.137

Suci Wahyu Tami Br Rambe, & Abdul Karim Batubara. (2023). Sistem Informasi dan Dokumentasi Kearsipan Berbasis ClientServer di PT. BPRS Amanah Insan Cita Lubuk Pakam. Journal of Social Community, 6(7), 8–18.

Sumaryati, N., Yusup, P. M., Khadijah, U. L. S., & Suminar, J. R. (2022). Kecerdasan Emosional Pustakawan Dalam Manajemen Konflik di Perpustakaan Perguruan Tinggi di Karawang. Berkala Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, 18(1), 73–85. https://doi.org/10.22146/bip.v18i1.3956

Ujung, A. M., Irwan, M., & Nasution, P. (2023). Pentingnya Sistem Keamanan Database untuk melindungi data pribadi. JISKA: Jurnal Sistem Informasi Dan Informatika, 1(2), 44. https://doi.org/https://doi.org/10.47233/jiska.v1i2.929

Yanto, H. (2022). Implementasi Sistem Kearsipan Elektronik Guna Meningkatkan Mutu Pendidikan Tinggi. Jurnal Penelitian Dan Pengkajian Ilmiah Eksakta, 1(2), 120–125. https://doi.org/10.47233/jppie.v2i1.724