Sistem Informasi Persetujuan dan Disposisi Surat pada Kantor Wilayah Pemasyarakatan Sulawesi Tengah

Abstract

Pengelolaan surat pada instansi pemerintah memegang peranan penting dalam mendukung kelancaran administrasi. Meskipun telah menggunakan aplikasi SRIKANDI sebagai sistem persuratan nasional, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi dan Pemasyarakatan Sulawesi Tengah masih menghadapi kendala berupa tidak tersedianya notifikasi secara real-time serta proses persetujuan surat yang masih dilakukan secara manual menggunakan dokumen fisik. Penelitian ini bertujuan merancang dan membangun Sistem Informasi Persetujuan dan Disposisi Surat Berbasis Web untuk meningkatkan efektivitas proses pengelolaan surat. Metode penelitian yang digunakan adalah Research and Development (R&D) dengan model pengembangan Waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan JavaScript serta dapat diakses melalui web. Pengujian dilakukan menggunakan metode Black Box Testing untuk memastikan seluruh fungsi sistem berjalan sesuai kebutuhan pengguna. Dengan pengujian black box pada sistem yang dibangun, penelitian menunjukkan bahwa sistem mampu memfasilitasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, proses persetujuan digital, disposisi surat, pengelolaan pengguna, serta penyampaian notifikasi kepada pihak terkait. Sistem yang dibangun diharapkan mampu meningkatkan efisiensi, mempercepat proses administrasi, mengurangi penggunaan dokumen fisik, serta mendukung digitalisasi tata kelola persuratan pada instansi pemerintah.